Phạm Thị Quyên
Giảng viên Khoa Nhà nước và pháp luật
Luật Hộ tịch số 03/2026/QH16 năm 2026 có hiệu lực thi hành từ ngày 01/3/2027 thay thế Luật Hộ tịch năm 2016 đã thể chế hóa đầy đủ chủ trương của Đảng về lĩnh vực hộ tịch, giải quyết những vấn đề bất cập trong thực tiễn đồng thời đáp ứng yêu cầu hoạt động của chính quyền địa phương 2 cấp hiện nay. Bài viết chỉ ra những điểm mới trong nội dung của luật Hộ tịch 2026 và tác động của nó đến chính quyền cấp xã, từ đó có những giải pháp nhằm nâng cao chất lượng thực thi của chính quyền địa phương hiện nay.
1. Những điểm mới cốt lõi của luật Hộ tịch 2026 gắn với chính quyền địa phương cấp xã hiện nay
Thứ nhất, Luật Hộ tịch 2027 đã quy định về ứng dụng công nghệ thông tin, chuyển đổi số để đẩy mạnh phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo trong hoạt động quản lý hộ tịch. Đó là những nội dung: xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về hộ tịch; xác định rõ các thông tin, nguồn thông tin trong Cơ sở dữ liệu hộ tịch; quy định rõ về thu thập, cập nhật, điều chỉnh thông tin hộ tịch cá nhân trong Cơ sở dữ liệu về hộ tịch; kết nối, chia sẻ, khai thác, bảo vệ Cơ sở dữ liệu hộ tịch; tiếp nhận, giải quyết hồ sơ đăng ký hộ tịch trên môi trường điện tử; khai thác, sử dụng dữ liệu điện tử để thực hiện đăng ký hộ tịch; sử dụng Sổ hộ tịch điện tử; quy định giái trị sử dụng giấy tờ hộ tịch, thông tin hộ tịch, dữ liệu hộ tịch điện tử.
Thứ hai, thể hiện rõ sự phân cấp, phân quyền trong quản lý hộ tịch của cấp xã. Điều này thể hiện rõ trong quy định việc ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch. Tại khoản 2 Điều 8 Luật Hộ tịch 2026 đã quy định cho phép Chủ tịch UBND cấp xã căn cứ tình hình thực tế tại địa phương, quy định của luật Tổ chức chính quyền địa phương, được ủy quyền ký giấy tờ hộ tịch (trừ việc khai sinh, kết hôn và các việc hộ tịch có yếu tố nước ngoài). Quy định này đảm bảo tính chủ động trong giải quyết thủ tục hành chính, rút ngắn thời gian xử lý, nâng cao chất lượng phục vụ người dân của chính quyền cấp xã.
Thứ ba, quy định về đăng ký khai sinh, khai tử chủ động.
Luật Hộ tịch 2026 đã cho phép đăng ký khai sinh, đăng ký khai tử chủ động đối với các trường hợp sinh hoặc tử vong tại cơ sở khám, chữa bệnh và dữ liệu đăng ký khai sinh, khai tử được kết nối, chia sẻ tới hệ thống đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử (thay vì người dân phải tự đi khai báo trong thời hạn 60 ngày theo luật Hộ tịch 2014). Đăng ký khai sinh, khai tử chủ động là quy trình tự động hóa hiện đại, giúp người dân không cần trực tiếp đến cơ quan đăng ký. Thay vào đó, hệ thống sẽ tự động tiếp nhận, xử lý và hoàn tất thủ tục dựa trên dữ liệu từ các cơ sở y tế và cơ quan liên quan. Việc đăng ký khai sinh, khai tử chủ động sẽ được Bộ Tư pháp triển khai thí điểm vào năm 2028, mở rộng phạm vi thực hiện và bảo đảm từ 01/02/2031 thực hiện thống nhất trong phạm vi toàn quốc.
Thứ tư, đăng ký hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú của công dân. Quy định mới này nhằm cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân. Đồng thời, luật quy định việc đẩy mạnh đăng ký hộ tịch trực tuyến toàn trình. Cụ thể: cho phép người dân đăng ký hộ tịch tại bất kỳ UBND cấp xã nào, không phụ thuộc nơi cư trú; Cắt giảm thành phần hồ sơ là bản giấy theo nguyên tắc: cơ quan đăng ký hộ tịch khai thác, sử dụng dữ liệu điện tử từ các cơ sở dữ liệu để giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch, không yêu cầu người dân phải nộp, xuất trình nếu khai thác được dữ liệu; Người dân được lựa chọn nộp hồ sơ và nhận kết quả bằng nhiều hình thức (trực tiếp, qua hệ thống bưu chính, trên môi trường điện tử), không phải có mặt tại cơ quan đăng ký hộ tịch để ký vào Sổ hộ tịch nên có thể yêu cầu đăng ký trực tuyến toàn trình với hầu hết các thủ tục (trừ các thủ tục đăng ký hộ tịch thiết yếu, có điều kiện như: kết hôn).
2. Một số vấn đề đặt ra và giải pháp nâng cao hiệu quả thực thi Luật Hộ tịch 2026 của chính quyền cấp xã hiện nay
Từ những quy định mới của Luật Hộ tịch 2026 đặc biệt mang lại nhiều sự tương thích và thuận lợi cho mô hình chính quyền địa phương 2 cấp ở cấp xã, tuy nhiên, cũng có một số thách thức trong quá trình thực thi một số quy định mới của luật. Một số thách thức đó là:
Một là, có thể gây áp lực vì quá tải công việc đến đội ngũ cán bộ, công chức hộ tịch cấp xã. Ngay từ khi thực hiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp (từ ngày 01/7/2025), rất nhiều chức năng, nhiệm vụ về công tác hộ tịch của cấp huyện trước đây chuyển về cấp xã (chẳng hạn như: thêm nhiệm vụ đăng ký hộ tịch có yếu tố nước ngoài chuyển về cấp xã). Từ đó, khối lượng giải quyết công việc hộ tịch của cấp xã sẽ tăng lên đáng kể đặc biệt đối với phường nội thành có số lượng người dân biến động lớn.
Hai là, yêu cầu cao hơn về năng lực chuyên môn, kỹ năng làm việc của cán bộ, công chức cấp xã. Ngoài yêu cầu cao về kiến thức pháp luật trong nước thì cán bộ, công chức tư pháp - hộ tịch cấp xã phải nắm vững về tư pháp quốc tế, năng lực số hóa trong giải quyết công việc theo thẩm quyền.
Ba là, thách thức về rủi ro bảo mật dữ liệu số: Việc phân cấp về thẩm quyền cùng với chia sẻ liên thông dữ liệu số dẫn đến việc bảo mật thông tin cá nhân của công dân và nguy cơ sai sót nếu buông lỏng quản lý.
Vậy, từ những thách thức trên, một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả thực thi luật Hộ tịch 2026 của chính quyền địa phương 2 cấp hiện nay đặt ra như sau:
Thứ nhất, phải chuẩn hóa quy trình và hạ tầng số liên thông. Luật Hộ tịch 2026 đã đặt ra quy định về ứng dụng khoa học, công nghệ, đẩy mạnh chuyển đổi số, dữ liệu đồng bộ trong hộ tịch do vậy, để nâng cao hiệu quả thực thi luật Hộ tịch, 100% chính quyền cấp xã phải được nâng cấp đồng bộ hạ tầng công nghệ thông tin, máy tính, đường truyền bảo mật dữ liệu.
Thứ hai, tăng cường đổi mới công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức hộ tịch thường xuyên. Với yêu cầu cao hơn trong giải quyết và quản lý công tác hộ tịch của cấp xã theo Luật Hộ tịch 2026, đòi hỏi cán bộ, công chức cấp xã thường xuyên cập nhật kiến thức pháp luật, đặc biệt là kiến thức về khoa học công nghệ, kỹ năng sử dụng công nghệ thông tin, dữ liệu số thông qua các chương trình đào tạo, bồi dưỡng của cơ quan có thẩm quyền. Để nâng cao chất lượng trong công tác đào tạo, bồi dưỡng này, yêu cầu Sở Tư pháp, trường chính trị cấp Tỉnh đổi mới trong nội dung giảng dạy, phương pháp truyền đạt. Tập trung vào các kỹ năng xử lý tình huống thực tiễn, kỹ năng khai thác và bảo mật dữ liệu.
Thứ ba, hoàn thiện cơ chế về phân quyền trong ủy quyền về hộ tịch của chủ tịch UBND cấp xã. Cần có cơ chế phân định rõ trách nhiệm trong ủy quyền: chủ tịch UBND có trách nhiệm quản lý chung, cán bộ, công chức được ủy quyền phải chịu trách nhiệm trực tiếp trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp do hồ sơ mình ký.
Thứ tư, hoàn thiện cơ chế về giám sát và đánh giá chất lượng phục vụ. Có cơ chế giám sát, hậu kiểm trên cơ sở dữ liệu hộ tịch tập trung. Tích hợp chỉ số hài lòng trên cơ sở quy định kết quả giải quyết thủ tục hộ tịch không phụ thuộc vào nơi cư trú đúng hạn là tiêu chí đánh giá kết quả hàng năm của cán bộ, công chức hộ tịch cấp xã.
Thứ năm, hoàn thiện cơ chế phối hợp và hỗ trợ chuyên môn từ các cấp liên quan. Khi cơ sở dữ liệu về hộ tịch đồng bộ thì phải có sự phối hợp giữa các cơ quan như: công an, trạm y tế (cơ sở y tế), công chức tư pháp - hộ tịch, văn phòng UBND xã trong việc thu thập, chia sẻ cơ sở dữ liệu khai sinh, khai tử, biến động dân cư.
Luật Hộ tịch 2026 là cơ sở pháp lý quan trọng trong hoạt động hộ tịch giúp hoàn thiện mô hình chính quyền địa phương 2 cấp. Việc đẩy mạnh phân cấp, phân quyền trong hộ tịch của UBND cấp xã và ứng dụng khoa học, công nghệ, chuyển đổi số tạo điều kiện cho người dân trong thủ tục hành chính, thúc đẩy, xây dựng nền hành chính phục vụ hiện đại, tinh gọn.